Informace o rozsahu a důvodech zpracování osobních údajů účastníků akcí

Osobní údaje účastníků akcí jsou zpracovávány na základě vyplněné přihlášky na akci a v rozsahu z tohoto dokumentu vyplývajícím.

Akcí se pro účely tohoto dokumentu rozumí letní a příměstský tábor, oddílová akce, účast pobočného spolku na akcích pořádaných městkou částí (Vánoce, soutěže apod.).

Na úrovni pořadatele jsou údaje zpracovávány v písemné i elektronické podobě.

Kontaktní údaje účastníků a osob vykonávajících rodičovskou odpovědnost (jméno, příjmení, telefon a email) jsou využívány k zajištění komunikace před realizací akce a v jejím průběhu a dále k realizaci přímého marketingu (nabídky dalších akcí, výletů, táborů pořádaných správcem)

Základní informace o účastníkovi akce v rozsahu jména, příjmení, adresy bydliště a data narození jsou zpracovávány pro zajištění dokumentace akce v souladu se zákonnými předpisy a pro potřeby prokazování účastníků akce vůči poskytovatelům dotačních prostředků z veřejných rozpočtů, pokud tito takovou dokumentaci akce požadují. V případě, že jsou dotační prostředky z veřejných rozpočtů zprostředkovávány vyššími organizačními jednotkami spolku (krajskými organizacemi Pionýra a Pionýrem), jsou tyto údaje předávány do dokumentace na příslušné organizační úrovni.

Mimo spolek jsou údaje poskytovány pouze v případech, kdy takové poskytnutí ukládá právní předpis, a to v rozsahu tohoto právního předpisu. Nejčastěji se jedná o poskytování údajů při ubytování v ubytovacích zařízeních (v rozsahu jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození).

Základní informace účastníka akce jsou uchovávány pět let po roce realizace akce, v případě, že ze strany poskytovatele podpory z veřejných rozpočtů je požadováno delší uchovávání údajů, prodlužuje se doba uchování v souladu s tímto požadavkem.

Pořadatel akce zpracovává osobní údaje zvláštní kategorie týkající se zdravotního stavu účastníků akce, a to minimálně v rozsahu, kterou mu stanovuje Zákon o ochraně veřejného zdraví (Posudek o zdravotní způsobilosti k účasti na škole v přírodě nebo jiné zotavovací akci) a dále v rozsahu údajů, které osoba vykonávající rodičovskou odpovědnost uvede do přihlášky na akci nebo obdobného doplňujícího dokumentu v rozsahu, který považuje za nutný pro zajištění bezpečnosti účastníka akce.

Dále jsou zpracovávány údaje o průběhu zdravotního stavu účastníka na akci po dobu 6 měsíců po skončení akce

Tyto údaje jsou poskytovány osobám pověřeným zajištěním dozoru a péče o účastníky, zdravotníkovi akce nebo osobě zajišťující zdravotní dozor, osobám odpovědným za stravování, pokud je taková informace pro zajištění bezpečnosti nezbytná (např. v případě potravinových alergií), dále lékařům poskytujícím v průběhu akce nutnou lékařskou péči.

O účastnících akcí jsou dále zpracovávány další doplňující údaje vázající se zpravidla k charakteru a programu akce (dovednosti, znalosti, konfekční velikost apod.). Tyto osobní údaje nejsou dále zpracovávány po ukončení akce a je proveden jejich výmaz případně skartace

V průběhu akce může být zajišťována foto a videodokumentace akce, která může být využívána pro zajištění poskytování aktuálních informací o průběhu akce rodičům účastníků nebo i široké veřejnosti i k účelům dokumentace a propagace činnosti spolku, a to však pouze v případě, že účastník nebo osoba vykonávající rodičovskou odpovědnost k takovému využití foto a videodokumentace nebo k zasílání informací a nabídek akcí vydali souhlas.

V případě úrazu nebo jiné mimořádné události na akci se údaje dotčených osob zpracovávají pro zajištění postupů stanovených platnými právními předpisy a dále pro zajištění ochrany oprávněných zájmů účastníků akce, pořadatele akce nebo i třetích osob.

Zpracování osobních údajů v Pionýru je podrobně upraveno vnitřním předpisem spolku – Směrnice pro registraci členů a členské příspěvky, evidenci členů a dalších osob účastnících se činnosti spolku Pionýr, o ochraně osobních údajů a nakládání s nimi.

Povinností subjektu údajů nebo osoby vykonávající rodičovskou odpovědnost, která osobní údaje poskytuje, je poskytnutí úplných a pravdivých údajů.

Subjekt údajů má v souladu s platnou právní úpravou:

• Právo na přístup k osobním údajům
• Právo na opravu nepřesných osobních údajů
• Právo na výmaz
• Právo na omezení zpracování
• Právo na přenositelnost
• Právo vznést námitku

Uplatnění práva musí být provedeno písemnou formou, a to včetně jednoznačné identifikace subjektu údajů a jasného vymezení požadavku. Taková žádost může být podána buď na Pionýr, z.s. (hlavní spolek), anebo na pobočný spolek Pionýra, kterému subjekt údajů své osobní údaje poskytl.